Wie Sie Papier, Platz und Kosten eingespart
Schlanke Prozesse, mehr Transparenz und weniger Papier
Dank eines neuen Dokumenten-Management-Systems (DMS) und in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister digitalisieren Sie Ihren Datenfluss. Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Unternehmen jeder Branche verarbeiten riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form, aber auch auf Papier. In der Tat verbrauchen Büroangestellte durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 100 oder sogar 500 Mitarbeitern sind dies unvorstellbare Mengen an Dokumenten, die firmenintern bewegt werden. Unternehmen arbeiten normalerweise am besten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und effizient erfolgen. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust.
Was ist Dokumentenmanagement?
Das Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Den nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Definition eines realistischen Ziels, denn die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems lässt sich weder auf die schnelle, noch ohne eingehende Planung realisieren.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen?
Nach wie vor sind Schreibtische mit Papierbergen und mit unzähligen Aktenordnern gefüllte Regale in vielen Büros Standard. Die Folge sind typische Büroarbeiten, bei denen etwa die Ablage und das Auffinden von Dokumenten zum Zeit- und Kostenfresser werden. Die Lösung dieser ineffizienten Arbeitsweise liegt in den Vorzügen eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems:
Kosten und Aufwand minimieren
Weniger Papier: Niedrigere Kosten und weniger Aufwand durch digitales Dokumentenmanagement Die Implementierung eines DMS ist der erste Schritt bei der Umstellung auf ein papierloses Büro und befreit Sie von ineffizienten Prozessen bei der Bearbeitung von Papierdokumenten: Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dateien – und können Inhalte nun ganz einfach organisieren und ermitteln. So bleibt Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Sie ersparen sich die Erstellung mehrerer Versionen desselben Dokuments zur Weitergabe. Stattdessen speichern Sie eine Hauptversion an einem zentralen Ort, die ganz einfach abgerufen werden kann. Allein das Material Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere betriebliche Kosten eingespart. Die Weitergabe von Papier ist langsam. Mit einem DMS vereinheitlichen Sie Ihre internen und externen Prozesse.
DMS Compliance und Sicherheit
Mehr Compliance und Sicherheit durch ein DMS Die Speicherung unternehmenskritischer Informationen ist für die Geschäftskontinuität unerlässlich. Zudem stellen Sie sicher, dass Sie Kundenbeziehungen nicht durch den Verlust wichtiger Daten gefährden. Mit einem DMS werden vertrauliche Daten bei der Weitergabe innerhalb des Unternehmens gesichert und geschützt (Revisionssicherheit/revisionssicheres Dokumentenmanagement). Es bietet dank leistungsstarker Notfallwiederherstellungsmaßnahmen eine umfassende Datensicherheit.
Steuerung des Dokumentenzugriffs
Sie behalten durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten die Kontrolle darüber, wer Informationen anzeigen, bearbeiten und weitergeben darf. Wenn beispielsweises ein Vertrag ausschließlich für einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter bestimmt ist, können Sie die entsprechenden Zugriffsrechte festlegen. Gewappnet für Worst-Case-Szenarien: Tipps zum Dokumentenmanagement Rechenzentren fallen aus, Naturkatastrophen nehmen quantitativ zu – denken wir nur an die jünsten Hochwasser in Deutschland, bei denen ganze Orte in den Fluten ansonsten beschaulicher Flüsse versunken sind. Wenn sich alle Ihre Dokumente in einem Aktenschrank oder auf einer Festplatte befinden, gehen diese etwa bei einer Überschwemmung unwiederbringlich verloren. Die Gefahr einer solchen Katastrophe ist zwar gering, aber warum sollte man ein vermeidbares Risiko eingehen? Erstellen Sie stattdessen mehrere sichere und redundante Backups mit einem DMS. Dann kommt Ihr Unternehmen selbst im Katastrophenfall wieder rasch auf die Beine.
Schutz Ihrer Daten
Schließlich können Sie beruhigt sein, dass Ihre Daten Vorschriften wie HIPAA sowie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Eine mangelnde Einhaltung dieser Vorschriften kann zu empfindlichen Strafen führen.
Integration DMS
Schnelle und einfache Integration Die Integration zwischen Anwendungen und Plattformen ist ganz einfach und stellt einen reibungslosen und sicheren Informationsfluss zwischen Personen sicher. Diese Systeme können außerdem in aktuell verwendete Systeme integriert werden, sodass eine konsistente Dokumenten-Infrastruktur und die Automatisierung von Prozessen sichergestellt werden. Zudem kann über mehrere Systeme hinweg gearbeitet werden. Beispielsweise können SA, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, DATEV und Microsoft Outlook integrieren, sodass Sie Dokumente, Dateien, finanzielle Informationen und E-Mails archivieren, indexieren, verwalten und sicher teilen können. Steigerung der Produktivität durch DMS4. Verbesserte Produktivität und Automatisierung in wichtigen Geschäftsbereichen Laut einer IDC-Studie aus dem Jahr 2012„verschwenden Fachkräfte jede Woche viel Zeit auf zahlreiche Herausforderungen beim Umgang mit Dokumenten. Die vergeudete Zeit kostet Unternehmen jährlich 19.732 UDS pro Fachkraft und führt zu einem Verlust von 21,3 % der Gesamtproduktivität. In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern entsprechen die daraus entstehenden Produktivitätsverluste der Einstellung von 213 Mitarbeitern.“ Ein DMS löst dieses Problem durch die Vereinfachung der Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten sowie durch die Automatisierung von Workflows. Wenn Automatisierungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen vorhanden sind, profitieren bestimmte Geschäftsbereiche sogar besonders stark.