Im digitalen Zeitalter gehört die Kommunikation mit Kooperationspartnern und Kunden per E-Mail zum Alltagsgeschäft. Die gesetzlichen Rahmenrichtlinien für Unternehmen erfordern dabei allerdings ein umsichtiges Vorgehen: Demzufolge müssen geschäftliche E-Mails für einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren zwingend archiviert werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist 7mailstore das Mailarchiv by nuvola7 genau die richtige Lösung.
Rechtskonforme E-Mail-Archivierung leicht gemacht
Die Geschäftsführung eines Unternehmens trägt die Verantwortung für die gesetzeskonforme Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Wer die gesetzlichen Anforderungen nicht berücksichtigt, muss mit verschiedenen Bestrafungen rechnen. Abhängig vom jeweiligen Fall können steuerrechtliche oder sogar zivilrechtliche Sanktionen die Folge sein. Die Archivierungspflicht gilt es demzufolge unbedingt einzuhalten, um entsprechende Konsequenzen zu verhindern.
Das Archivierungssystem 7mailstore ist speziell für die professionelle Verwaltung von großen Datenmengen konzipiert worden und punktet mit einem Höchstmaß an Komfort für die Nutzer. Das Resultat ist eine ökonomische und zuverlässige Funktionsweise, was für den Einsatz in einem Unternehmen von zentraler Bedeutung ist.
Durch die Archivierung mit 7mailstore erfüllen Sie aber nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern profitieren auch von weiteren rechtlichen Vorteilen. So haben Sie zum Beispiel bei juristischen Auseinandersetzungen problemlos Zugriff auf alle aussagekräftigen E-Mails der letzten Jahre, was für die Beweisführung bei Konflikten vor Gericht von großer Wichtigkeit ist.
Optimieren Sie Arbeitsprozesse durch die zentrale Archivierung von E-Mails
Durch die zentrale Archivierung lässt sich eine optimierte Nutzung der Daten erzielen. Sie können zum Beispiel allen Mitarbeitern im Unternehmen einen individuellen Zugang zum gesamten Archiv einrichten. Auf diesem Weg lässt sich die Produktivität der Belegschaft und die Geschwindigkeit verschiedenster Arbeitsprozesse auf ein höheres Niveau heben. Aufwändige Teilaufgaben wie die Organisation eines separaten Postfachs gehören somit der Vergangenheit an und die Mitarbeiter können sich vollständig auf das Kerngeschäft konzentrieren.
Hoher Sicherheitsstandard und maximaler Komfort
Dank der fortschrittlichen Cloud-Technologie ist Ihr Archiv zuverlässig gesichert. Die E-Mails können somit nicht manipuliert oder gelöscht werden, was für die dauerhafte Aufbewahrung unverzichtbar ist. Datenverluste lassen sich demzufolge effektiv verhindern. Darüber hinaus muss das Unternehmen nicht selbst den notwendigen Speicherplatz bereitstellen. Die Ablage in der virtuellen Cloud vereint somit eine ganze Reihe von elementaren Vorteilen für eine komfortable Archivierung.
Minimieren Sie ihre Kosten und entlasten Sie ihre IT-Abteilung
Im direkten Vergleich mit einer klassischen Inhouse-Lösung bringt die Archivierung in der Cloud einen nicht zu unterschätzen Kostenvorteil mit sich. So entfallen Investitionen in entsprechende Storage-Hardware und das vorhandene Budget kann anderweitig eingesetzt werden. Außerdem kann die Wiederherstellung von E-Mails vom Anwender problemlos selbst durchgeführt werden, sodass die IT-Abteilung des Unternehmens wirkungsvoll entlastet wird.
Die minimierten IT-Kosten machen die zentrale Archivierung innerhalb kurzer Zeit zu einer profitablen Investition für das gesamte Unternehmen. Von der grundlegenden Strukturierung bis hin zu regelmäßigen Backups beinhaltet unser Service alle relevanten Teilaspekte der professionellen Datenverwaltung.
Das Zusammenspiel zwischen geringen Kosten und maximaler Flexibilität zieht sich wie ein roter Faden durch das Gesamtkonzept unserer E-Mail-Archivierung. Abschließend gilt es darauf hinzuweisen, dass sämtliche Daten in Deutschland gespeichert werden.
Wenn Sie großen Wert auf eine sichere Archivierungslösung legen, ist 7mailstore somit genau das Richtige für Ihr Unternehmen.
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Dann kontaktieren Sie uns bitte für eine individuelle und persönliche Beratung durch unser fachkundiges Service-Team!