Das Dokumenten Management System aus der Cloud

7doc bringt alles mit, um einerseits bestehende Papier- und Aktenbestände zu digitalisieren und anderseits digitale Dateien strukturiert abzulegen und zu verwalten. Lokale Scanner und Netzwerk-Scanner lassen sich direkt an die Software anbinden. E-Mails importiert und archiviert 7doc selbständig. Bearbeitet ein Nutzer ein Dokument, ist es währenddessen vor der Überarbeitung anderer User geschützt. Die OCR-Texterkennung erbringt den Vorteil, dass der Nutzer bei Bedarf jede in den archivierten Dokumenten enthaltene Information über die Suchfunktion abrufen kann. Hierfür sorgen die sogenannten "digitalen Magneten". Sie sammeln nach definierbaren Regeln Dokumente. Diese Regeln beinhalten beispielsweise Informationen zur Art des Dokuments, des Speicherdatums oder zur enthaltenen Kundeninformation. (Magneten erleichtern die gezielte Suche nach spezifischen Daten oder Datenbereichen im Dokumentenstand.)

7doc trägt aktiv dazu bei, den Zeitaufwand papierbasierter Prozesse zu minimieren, indem es Arbeitsprozesse vollständig digitalisiert und weitestgehend automatisiert. Die Zuteilung von Aufgaben und Dokumenten sowie die Bearbeitung der Dokumente findet vollständig in der Dokumentenmanagement-Software statt. Anwender erhalten unter anderem folgende Möglichkeiten:

• Beliebig viele Projektgruppen anlegen
• Dokumente innerhalb von Kollaborationsprojekten gezielt an die entsprechenden Bearbeiter weiterleiten
• Fristen setzen und Terminierungen vornehmen
• Dokumente bearbeiten mit digitalen Stempeln, Unterschriften, Post-its und einer breiten Palette an Tools zur Textbearbeitung
• Überall Zugang zu allen Prozessen über die Web-App

Für volle Transparenz sorgen die klare Zuweisung von Zuständigkeiten, die individuell einstellbare Lese- und Bearbeitungsrechtevergabe, eine Notiz- und Kommentarfunktion und vor allem die minutiöse Dokumentation der Änderungshistorie jedes Dokuments. 7doc bietet damit alle Tools, die es für ein modernes Document-Workflow-Management braucht. Ein wenig Optimierungspotenzial besteht dennoch: Das Generieren von Formularen direkt in der Dokumentenmanagement-Software ist nicht vorgesehen.

7doc ist das Dokumenten-Management-System aus der Cloud. Es macht ein Vorhalten und Wartung teurer Hardware im Haus überflüssig.

Revisionssicher und individuell

Die Aufbewahrung wichtiger geschäftlicher Dokumente ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Demzufolge ist das digitale Dokumentenmanagement 7doc die ideale Lösung, um rechtlich konform zu Arbeiten. Ihr spezifisches Anforderungsprofil steht im Mittelpunkt aller Überlegungen. So entsteht ein ganzheitlich verbesserter Workflow, mit dem Sie sich einen bedeutsamen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.

Ergänzende Features wie individuell skalierbare Zugriffsrechte unterstreichen das Höchstmaß an Flexibilität.

Effektiver Schutz für Ihre Daten und größtmöglicher Komfort

Im Gegensatz zu einer klassischen Inhouse-Lösung müssen Sie im Rahmen der Zusammenarbeit mit nuvola7 nicht selbst die benötigte Hardware bereitstellen. Demzufolge werden sämtliche Firmendaten und vertrauliche Dokumente in einem sicheren Hochleistungsrechenzentrum für sie archiviert.

Weil die Sicherheit Ihrer Daten bei uns absolute Priorität hat, zeichnet sich 7doc durch eine zuverlässige Verschlüsselungstechnik aus. Das Ergebnis ist ein optimierter Schutz vor Fremdzugriffen und Datendiebstahl, was in Zeiten zunehmender Cyberkriminalität von enormer Wichtigkeit ist.

In diesem Zusammenhang gilt es darauf hinzuweisen, dass wir ausnahmslos auf den Standort Deutschland setzen und sich unser Hochleistungsrechenzentrum in Bayern befindet.

Dank der externen Archivierung haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und sind nicht an einzelne Endgeräte gebunden. Die Verknüpfung zwischen einem hohen Sicherheitsstandard und flexiblen Nutzungsmöglichkeiten bildet somit das Fundament des gehosteten Dokumenten Management Systems 7doc.

Minimale Kosten und maximale Leistung

Neben dem verringerten Zeitaufwand geht 7doc auch mit einer effektiven Kostenreduktion einher. So gehören kostenintensive Investitionen in eigene Hardware endlich der Vergangenheit an und es verbleibt mehr Budget für andere Geschäftsbereiche. 

Mit dem von nuvola7 konzipierten Dokumenten Management System 7doc können Sie Ihre Firmendaten sicher und strukturiert archivieren.